Personuppgiftspolicy
Personuppgiftsansvarig: Polyflor Nordic Sweden AB, Energigatan 9, 434 37 Kungsbacka.
1. Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Polyflor Nordic Sweden AB hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.
2. Tillämpning och revidering
Polyflor Nordic Sweden ABs VD ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska kontrolleras vartannat år och uppdateras vid behov. Polyflor Nordic Sweden ABs VD är ansvarig för att hålla i processen kring uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för företagets samtliga anställda samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
3. Organisation och ansvar
Polyflor Nordic Sweden ABs VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
4. Personuppgiftsbehandling
- Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
– Laglighet
– Ändamålsbegränsning
– Uppgiftsminimering
– Korrekthet
– Lagringsminimering
– Integritet och konfidentialitet - I samband med att du per telefon, brev, e-post, beställer nyhetsbrev eller personligen kommer i kontakt med någon av våra medarbetare kan dina personuppgifter(enl. punkt 7) komma att registreras.
- Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske varannat år.
- Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till VD:n. VD:n ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
- Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
5. Ändamål för insamling av personuppgifter och rättslig grund
Polyflor Nordic Sweden AB samlar in och bearbetar information, såsom personuppgifter, i olika syften.
Ändamål och rättslig grund;
- För att kunna erbjuda en fullgod service och tillhandahålla våra produkter och tjänster enl. avtal; Rättslig skyldighet.
- För att via e-post och post kunna erbjuda våra kunder och samarbetspartners riktad information om våra produkter som vi tror kan vara av intresse; Samtycke.
- För att kunna upprätthålla en god kommunikation mellan medarbetare och kunder och/eller leverantörer via e-post, brev och personlig kontakt; Berättigat intresse.
6. Kategorier
Kategorier av personuppgifter som vi kan tänkas samla in:
- För- och efternamn
- Direktnummer
- Mobilnummer
- E-postadress
- Befattning
- Ev. övrig information om gemensamt projekt eller tidigare samarbete.
- Samtycke till utskick
7. Lagringsplats, lagringstid och radering av personuppgifter
Polyflor Nordic Sweden AB lagrar personuppgifter hos underleverantörer såsom externa servrar och externt program för hantering av epost-utskick. Polyflor Nordic Sweden AB har i bästa möjliga mån säkerställt att personuppgifterna hanteras på ett korrekt och skyddat sätt. Polyflor Nordic Sweden AB avser lagra personuppgifterna maximal 7 år. Polyflor Nordic Sweden AB gör vartannat år en genomgång av registrerade personuppgifter och tar bort den information som inte längre anses relevanta att ha kvar för framtida bruk. Önskar den registrerade erhålla, ändra eller få sina personuppgifter raderade ska detta skickas till info@polyflor.se.
8. Frågor
Vid frågor eller problem beträffande denna personuppgiftspolicy eller avseende eventuell behandlingen av personuppgifter ombeds du ställa dem till info@polyflor.se.
Ansvarig för dina personuppgifter samt kontaktinformation:
Polyflor Nordic Sweden AB
Energigatan 9
SE-434 37 KUNGSBACKA
Tel. +46 300 15820
